Hinweisgeber-Systeme sind seit 17.12.2021 verpflichtend

Was kommt mit der Whistleblower-Richtlinie auf Sie zu?

Die EU-Richtlinie 2019/1937 ist bereits am 16.12.2019 in Kraft getreten und soll den bislang lückenhaften Schutz von Hinweisgebern EU-weit deutlich verbessern. Die Frist für die nationale Umsetzung der EU-Richtlinie lief am 17.12.2021 aus und Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sind seitdem verpflichtet sichere Kanäle für die Meldung von Verstößen einzurichten und ein Compliance Management für Hinweise zu etablieren.

Mehr Schutz für Hinweisgeber

Die Richtlinie soll einen Schutz von Personen gewährleisten, die z.B. Verstöße gegen den Datenschutz oder die Produktsicherheit melden. Die EU-Länder können den Anwendungsbereich auf Verstöße gegen nationales Recht erweitern. Wer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit mögliche Compliance-Verstöße bemerkt, soll diese anzeigen können, ohne negative Folgen wie Diskriminierung, Degradierung oder Entlassung befürchten zu müssen. Geschützt sind auch Bewerber, Praktikanten und ehemalige Mitarbeiter. Erleidet der Hinweisgeber – oft als „Whistleblower“ bezeichnet – Repressalien, hat er einen Anspruch auf Entschädigung.

Was sind die Anforderungen für ein Meldesystem?

Die Informationen über den unternehmensinternen Meldeprozess, z.B. im Rahmens eines Compliance-Management-Systems, sowie über alternative externe Meldewege an zuständige Behörden müssen leicht verständlich und zugänglich sein, und zwar für alle Whistleblower, egal ob eigene Mitarbeiter, externe Dienstleister, Zulieferer oder sonstige Geschäftspartner. Alle über die Meldewege erlangten Informationen sollen sicher aufbewahrt werden, damit sie gegebenenfalls als Beweismaterial verwendbar sind.

Gibt es zeitliche Vorgaben bei einer Whistleblowing-Meldung? 

Der Eingang einer internen Meldung ist dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung zu bestätigen. Nach weiteren drei Monaten müssen die Unternehmen auf die Meldung reagieren, diese im Rahmen eines Compliance Managements nachverfolgen und den Whistleblower über die ergriffenen oder geplanten Folgemaßnahmen informieren. Erfolgt auf den ursprünglichen internen Hinweis keine Reaktion und macht der Hinweisgeber seine Kritik dann z.B. im Internet öffentlich, hat er einen Anspruch auf Schutz vor Repressalien. Eine interne Meldung ist zudem gar nicht erst erforderlich, wenn eine unmittelbare Gefahr für die Öffentlichkeit droht.

Welche Meldekanäle gibt es?

Die EU-Richtlinie schreibt nicht vor, welcher Kanal genutzt werden soll, fordert aber die Sicherung der Anonymität des Hinweisgebers, wenn sie dieser einhalten möchte. Unter diesem und weiteren wichtigen Aspekten sind hier mögliche Meldekanäle aufgeführt und bewertet:   

Vorteile einer digitalen Hinweisgeber-Lösung

Mit einem digitalen Hinweisgeber-System werden die wichtigsten Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt und es entspricht voll und ganz dem heutigen Kommunikationsverhalten. 

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