Ist jetzt die richtige Zeit für ein Hinweisgeber-System?

Ohne deutsches Hinweisgeberschutz-Gesetz keine Pflicht?

Kurz vor dem 17.12.2021 häuften sich die Webinar-Angebote rund um das Thema EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz, da die Frist zur Umsetzung in nationales Recht mit diesem Stichtag ablief. Nicht selten wurde mit der tickenden Uhr geworben (ja, wir haben es auch getan) und darauf hingewiesen, dass es höchste Zeit ist, ein Hinweisgeber-System einzuführen, da sonst gravierende Folgen drohen.

Der 17.12.2021 kam, die deutsche Regierung hat das Hinweisgeberschutz-Gesetz nicht umgesetzt und die gut aufgebaute Argumentationskette ist auf einmal hinfällig. Wo kein Gesetz, da keine Pflicht, also weitermachen, wie bisher. NEIN, ganz so einfach ist es nicht. Die EU-Richtlinie ist ja trotzdem in Kraft getreten und somit für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten verpflichtend. Unklar ist beispielsweise aktuell jedoch, welche Behörde sich bei Nichteinhaltung der EU-Richtlinie darum kümmert und welche Strafen drohen.

Was heißt das jetzt: Hinweisgeber-System einführen oder warten?

Unsere ganz klare Empfehlung: „Gehen Sie es an!“ Und zwar nicht aus dem Druck der EU-Richtlinie heraus, sondern aus vollster Überzeugung. An der Stelle denken Sie bestimmt: „Ist gerade jetzt der richtige Zeitpunkt? Gibt es keine wichtigeren Themen?“ 

Natürlich gibt es die. Doch, sollten Sie unserer Meinung nach gerade zum aktuellen Zeitpunkt eine unmissverständlich Botschaft an Ihre Mitarbeitenden und Geschäftspartner senden: Hier in diesem Unternehmen werden keine Verstöße gegen geltendes Recht oder kriminelle Handlungen geduldet. Bieten Sie mit einem digitalen Hinweisgeber-System die Möglichkeit, dass, falls ein Verdacht besteht, der Vorfall 100% sicher und anonym gemeldet und diesem nachgegangen werden kann. Schaffen Sie damit eine vertrauliche Feedbackkultur und reduzieren Sie die ein oder andere Sorge und den Druck, die ein Hinweisgebender mit sich herumträgt.

Wie lange dauert es, um ein Hinweisgeber-System einzuführen?

Die Zeit für die Implementierung eines Hinweisgeber-Systems hängt von mehreren Faktoren ab:

  • Welche Entscheidungsinstanzen gibt es?
    Wird Ihr Unternehmen z.B. nur von einem oder zwei Geschäftsführern geleitet, die auch Inhaber des Unternehmens sind, kann eine Entscheidung schneller getroffen werden. Bei einer größeren Anzahl von Personen in der Geschäftsleitung und weiteren Gremien wie dem Betriebs- oder Aufsichtsrat, kann es mehr Zeit in Anspruch nehmen, um dort die Lösung und den geplanten Prozess vorzustellen und freigeben zu lassen.
  • Verantwortliche und Aufgaben vor dem Start
    Neben dem Projektleiter, der die Einführung koordiniert, müssen in den Bereichen Datenschutz, Recht, Personal und Kommunikation einige Aufgaben umgesetzt werden. Das können z.B. die Erstellung eines neuen Verfahrens im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VV) oder die stufenweise Kommunikation an die Mitarbeitenden und Externe sein.
  • Rollen für den Meldeprozess
    Bevor der erste Hinweis im System eingeht, ist es wichtig, die Verantwortlichen im Prozess festzulegen. Soll z.B. die Eingangsbestätigung an eine externe oder interne Stelle erfolgen? Und wer steuert die Zugriffe auf die jeweiligen Fälle? Wer nimmt Kontakt mit dem Hinweisgebenden auf? Wer ist Teil des Aufklärungsteams? Diese Rollenzuteilung sollte im Vorfeld gut durchdacht werden, dennoch werden die jeweiligen Meldungen verschieden sein und dadurch Flexibilität in der Bearbeitung erfordern.

Wir haben bisher die Erfahrung gemacht, dass die Einführung eines Hinweisgeber-Systems zwischen 4 und 12 Wochen benötigt. In unserem Service sind alle Aufgaben pro Bereich bereits definiert und mit unseren Vorlagen gelingt der Start reibungslos.

Warten Sie nicht länger und führen Sie mit unserer Unterstützung ein digitales Hinweisgeber-System ein. Jetzt!

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