Die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern gilt seit Ende 2021, das deutsche Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) tritt am 2. Juli 2023 in Kraft. Danach sind Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem einzuführen. Und damit rücken auch das Thema interne Meldestelle und die Aufgaben der Meldestellen-Beauftragten in den Fokus.
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ist ein Mechanismus, der es Menschen ermöglicht, vertraulich oder sogar anonym Informationen über Verstöße gegen Regeln, Gesetze oder ethische Grundsätze zu melden. Diese Informationen werden dann von einer zuständigen Meldestelle untersucht und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen ergriffen.
Was sind häufig gestellte Fragen zu Hinweisgebersystemen?
- Wie funktioniert das Melden von Informationen über das Hinweisgebersystem?
- Wie werden die gemeldeten Informationen verwendet und weitergeleitet?
- Wie wird sichergestellt, dass die Anonymität der Hinweisgebenden gewahrt bleibt?
- Welche Schritte werden unternommen, um mögliche Racheakte gegen den Hinweisgebenden zu verhindern?
Das führt zu sehr allgemeinen Fragen: Welche Aufgaben haben Verantwortliche für die interne Meldestelle? Und welche Anforderungen müssen Meldestellenbeauftragte erfüllen?
Was sind die Aufgaben der internen Meldestelle?
Die nach der EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz und dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz vorgesehenen Aufgaben sind:
- geeignete Meldekanäle einrichten und betreiben,
- die Verfahren für die Bearbeitung von Meldungen führen,
- angemessene Folgemaßnahmen ergreifen sowie
- klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens sowie über externe Meldeverfahren bereithalten. Ergänzend gilt
- das Verbot, Meldungen oder die auf die Meldung folgende Kommunikation zu behindern (aus Perspektive des Meldestellenbeauftragten auch keine „Beihilfe“ zu solchen Aufforderungen) bzw. positiv formuliert Meldungen und Kommunikation zu ermöglichen,
- die Vertraulichkeit der Identität der geschützten Personen zu wahren,
- hinweisgebende Personen über die Weitergabe ihrer Identität an Behörden aufgrund entsprechender Anforderung schriftlich oder elektronisch zu informieren,
- den Datenschutz zu wahren und
- alle Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren sowie fristgerecht zu löschen.
Können die Aufgaben der Meldestelle im Team bearbeitet werden?
Wenn das Unternehmen sich entscheidet, nicht nur eine Person zu benennen, sondern „eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder Dritte“ mit den Aufgaben einer internen Meldestelle zu beauftragen, dann gelten die Aufgaben und Pflichten für alle Personen dieses „Meldestelle-Teams“. Im Team müssen sicherlich nicht alle alles wissen, wenn die Aufgaben aufgeteilt sind, aber jeder muss für seine Aufgaben wissen, was zu beachten ist.
Für welchen Personenkreis gelten die Anforderungen zur Eignung und Qualifikation?
Wenn die Aufgaben zur Bearbeitung von Meldungen im Team verteilt werden können, stellt sich die Folgefrage: Welcher Personenkreis ist erfasst, der die erforderliche Eignung und Qualifikation für die Funktion der internen Meldestelle haben muss?
Im Ergebnis sind alle Personen erfasst, die irgendeine Aufgabe der Meldestelle wahrnehmen.
Was sind die zu erfüllenden Anforderungen an Meldestellenbeauftragte?
Die „mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen“ müssen
- Unabhängigkeit bei der Ausübung ihrer Tätigkeit sein,
- keine Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben und Pflichten haben sowie
- über die notwendige Fachkunde verfügen.
Interne oder externe Lösung?
Mit Blick auf die zuvor beschriebenen, umfassenden Aufgaben der Meldestellenbeauftragten ist schnell klar, dass in vielen mittelständischen Unternehmen entweder keine Person da ist, die die notwendige Qualifikation und Fachkunde besitzt, oder aufgrund der Nähe zur Geschäftsleitung eine unabhängige, konfliktfreie Ausübung der Tätigkeit schwer möglich ist. In solchen Fällen bietet sich ein Outsourcing an. Die Vergütung für das Auslagern der Funktion des Meldestellenbeauftragten ist übrigens bei KMU meistens sogar geringer als die Kosten für die (regelmäßige) Fortbildung und Schulung der intern definierten Personen.
Was sind in diesem Zusammenhang die Vorteile digitaler Hinweisgeber-Lösungen?
- Sie ermöglichen es, Informationen schnell und einfach zu melden, indem Hinweisgebende gut strukturierte Fragen auf einer sicheren, externen Webseite ausfüllen.
- Sie bieten eine höhere Vertraulichkeit, da hinweisgebende Personen nicht persönlich mit einer zuständigen Stelle in Kontakt treten müssen.
- Sie erlauben es, Informationen elektronisch zu speichern und zu verarbeiten, was die Überwachung und Analyse der gemeldeten Informationen sowie die notwendige Dokumentation der Vorgänge durch die interne Meldestelle erleichtert.
Mit einer digitalen Hinweisgeberlösung wird insofern nicht nur der Hinweisgebende geschützt sondern auch der Meldestellenbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt. Lesen Sie mehr über das Thema Meldekanäle und die Vorgehensweise bei der Einführung eines Hinweisgebersystems.
Sie möchten noch mehr über die Aufgaben von Meldestellen-Beauftragten wissen? Laden Sie sich unseren Leitfaden für Meldestellen-Beauftragte „Die Meldestelle“ herunter. Oder möchten Sie einen Einblick in unsere digitale Hinweisgeber-Lösung erhalten? Vereinbaren Sie einfach einen Termin!
